Facturatie
Factuurlayout, nummering en betaalgegevens instellen
Stel één professionele factuurlayout in die managers bij iedere nieuwe factuur automatisch hergebruiken, met de juiste nummering, taal en betaalcontext.
Na deze handleiding
Nieuwe facturen gebruiken automatisch uw nummering, afzendergegevens, taal, zichtbare kolommen en betaalcontext, zodat elk document er consistent en professioneel uitziet.
Voordat u begint
- Factuurprefix en het eerstvolgende nummer
- Afzendernaam, e-mail, telefoon en adres
- IBAN, banknaam en betalingstermijn
- Logo en de gewenste standaardtaal
Stap voor stap
Zo stelt u dit in
Open de commerciële instellingen
Ga naar Werkruimte, kies Commercieel en controleer eerst de nummering, afzender en standaardwaarden. Dit zijn de gegevens die op elk nieuw document terugkomen, dus een fout hier herhaalt zich op iedere factuur.
Controleer de nummerreeksen
Kies een herkenbare prefix voor facturen en offertes en stel het eerstvolgende nummer in. Gebruik geen nummer dat al op een bestaand document voorkomt, want uw nummering moet uniek en opvolgend blijven voor de Belastingdienst.
- Een korte prefix zoals INV en OFF blijft leesbaar in lange referenties.
- Pas het eerstvolgende nummer alleen bewust aan, bijvoorbeeld bij de overstap vanuit een ander systeem.
Vul afzender- en bankgegevens in
Deze gegevens verschijnen op documenten en in de betaalinstructies. Controleer de spelling en het rekeningnummer nauwkeurig voordat u opslaat; een verkeerd cijfer in het IBAN leidt tot mislukte betalingen en extra herinneringen.
Open de factuurontwerper
Kies welke commerciële details, kolommen, prijseenheden, betaalinformatie en juridische voettekst zichtbaar zijn. Toon alleen wat uw klant nodig heeft: een overvolle factuur leest slechter en roept onnodige vragen op.
- Zet de kolom met eenheden en aantallen aan voor projectfacturen, zodat een klant ziet waarvoor hij betaalt.
Kies de standaardtaal
Gebruik de werkruimtetaal als de meeste klanten dezelfde taal spreken. Een manager kan de documenttaal later per factuur of offerte overschrijven, en de live preview toont dan dezelfde taal als het uiteindelijke document.
Beoordeel de live preview en sla op
Controleer in de preview hoe lange bedrijfsnamen, adressen, tabelkolommen en de betaaltekst eruitzien. Sla het factuurontwerp afzonderlijk op; pas dan gebruiken nieuwe facturen de bijgewerkte lay-out.
Veelgemaakte fouten
Dit gaat het vaakst mis
- !Het factuurontwerp aanpassen maar vergeten apart op te slaan, waardoor nieuwe facturen de oude lay-out blijven gebruiken.
- !Te veel kolommen en juridische tekst tonen, waardoor de kernbedragen ondersneeuwen.
- !Een verouderd IBAN laten staan na een bankwissel, met mislukte betalingen tot gevolg.
Eindcontrole
Controleer dit voordat u afrondt
- De factuurprefix en het volgende nummer zijn correct en uniek.
- Afzender- en bankgegevens zijn volledig en foutloos.
- Het logo past zonder afsnijden in de documentkop.
- De betaaltermijn en voettekst zijn zichtbaar waar gewenst.