Facturatie
Factuur maken in Nederland: eisen, voorbeeld en stappenplan
Leer welke gegevens verplicht op een Nederlandse factuur staan, hoe u btw verwerkt en hoe u vanuit uw projectadministratie sneller een correcte factuur maakt.
Kort antwoord
Een geldige Nederlandse factuur bevat onder meer de volledige namen en adressen van leverancier en afnemer, uw btw-identificatienummer, KVK-nummer indien ingeschreven, factuurdatum, een uniek opvolgend factuurnummer, de leverdatum, een duidelijke omschrijving, de bedragen exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Belangrijkste punten
- 1Acht gegevens zijn wettelijk verplicht. Ontbreekt er één, dan is de factuur formeel onjuist en mag uw klant de btw mogelijk niet aftrekken.
- 2Het algemene btw-tarief is 21%. Eén factuur kan meerdere tarieven bevatten; toon dan per tarief het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag.
- 3Factuurnummers moeten uniek en opvolgend zijn, bijvoorbeeld 2026-0042. Bewaar facturen zeven jaar, en tien jaar voor onroerende zaken.
- 4De grootste tijdwinst zit niet in de PDF, maar in het voorkomen van overtikken tussen offerte, uren, termijnen en factuur.
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Het document is een kernonderdeel van uw btw-administratie en moet daarom controleerbaar, volledig en uniek genummerd zijn. Een formele fout, zoals een ontbrekend btw-nummer of een dubbel factuurnummer, kan ertoe leiden dat uw klant de btw niet kan aftrekken en u de factuur moet corrigeren.
Voor bouw- en projectbedrijven zit de echte winst niet in het opmaken van de PDF, maar in het voorkomen van dubbel werk tussen offerte, project, uren, termijnen en de uiteindelijke factuur. Hoe vaker u gegevens overtikt, hoe groter de kans op een verkeerd bedrag, een verkeerd tarief of een vergeten meerwerkregel.
Deze gids loopt eerst de wettelijke eisen langs met een concreet voorbeeld, en laat daarna zien hoe u in Vicenarius vanuit uw projectgegevens in enkele stappen een correcte factuur opbouwt.
Checklist: dit moet op een Nederlandse factuur
- Volledige juridische naam en adres van uw bedrijf en uw klant
- Uw btw-identificatienummer en, indien van toepassing, KVK-nummer
- Factuurdatum en een uniek, opvolgend factuurnummer
- Leverdatum of de datum van de vooruitbetaling
- Concrete omschrijving en omvang van de geleverde goederen of diensten
- Bedragen exclusief btw, uitgesplitst wanneer tarieven verschillen
- Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag
- Een duidelijke betalingstermijn, IBAN en betaalkenmerk
1. Verzamel klant- en bedrijfsgegevens
Gebruik de juridische naam of een correct geregistreerde handelsnaam. Alleen een postbus is niet voldoende als vestigingsadres. Controleer de klantgegevens voordat u de factuur definitief maakt; een typefout in de bedrijfsnaam of het btw-nummer leidt bij grotere opdrachtgevers snel tot afkeuring door hun crediteurenadministratie.
Sla vaste gegevens centraal op zodat u btw-nummer, KVK-nummer, IBAN en standaardvoorwaarden niet bij iedere factuur opnieuw hoeft in te voeren. Dat scheelt tijd en voorkomt dat een verouderd rekeningnummer per ongeluk op een document blijft staan.
2. Beschrijf wat u werkelijk hebt geleverd
Een regel als 'werkzaamheden' is te vaag voor een controleerbare administratie en roept bij de klant vragen op. Benoem het project, de fase, de periode, de hoeveelheid of het aantal uren.
Werk met herkenbare regelitems uit uw offerte of catalogus. Dat maakt de factuur begrijpelijk voor de klant en beter herleidbaar tijdens een controle, omdat de factuurregel één op één terugslaat op de afspraak en de uitvoering.
- Te vaag: 'Werkzaamheden conform afspraak — € 4.800'
- Goed: '32 uur installatiewerk, project Stationsweg, fase afbouw, week 22 — 32 × € 65 = € 2.080'
- Goed: 'Meerwerk MW-2026-014: extra wandcontactdozen begane grond — vast bedrag € 540'
3. Bereken btw en totalen
Het algemene Nederlandse btw-tarief is 21%. Voor bepaalde goederen en diensten geldt 9%, 0% of een vrijstelling, en bij onderaanneming kan de btw worden verlegd. Controleer altijd welk tarief bij uw levering hoort; in één factuur kunnen meerdere tarieven voorkomen.
Toon per tarief het bedrag exclusief btw en het bijbehorende btw-bedrag. Rond bedragen consequent af en laat uw facturatiesysteem de totalen opnieuw berekenen zodra een regel wijzigt, zodat een laatste aanpassing nooit een verkeerd eindtotaal oplevert.
4. Nummer, verstuur en bewaar
Factuurnummers moeten uniek en opvolgend zijn. Een jaartal met volgnummer, zoals 2026-0042, is praktisch zolang ieder nummer maar één keer voorkomt en er geen gaten ontstaan die u later niet kunt verklaren.
Volgens de Belastingdienst verstuurt u een factuur in beginsel uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de levering. Bewaar verzonden en ontvangen facturen doorgaans zeven jaar; voor facturen over onroerende zaken geldt tien jaar.
Voorbeeld: factuur met twee btw-tarieven
Een renovatieproject combineert arbeid tegen het verlaagde tarief met materiaal tegen het algemene tarief. Splits dan per tarief uit:
- Arbeid afbouw (40 uur × € 62)
- € 2.480,00
- Btw 9% over arbeid
- € 223,20
- Materiaal en levering
- € 1.150,00
- Btw 21% over materiaal
- € 241,50
Het verlaagde 9%-tarief op arbeid geldt alleen in specifieke gevallen, zoals bepaalde werkzaamheden aan woningen ouder dan twee jaar. Controleer per project of het tarief van toepassing is.
Zo werkt dit in Vicenarius
Zo maakt u deze factuur in Vicenarius
In Vicenarius staat de factuur niet los, maar aan het einde van de keten offerte → project → uren → termijnen. Daardoor zijn de meeste regels al ingevuld voordat u begint.
- 1
Stel uw factuurlayout één keer in
Onder Werkruimte > Commercieel legt u prefix, nummering, afzender- en bankgegevens, btw-standaarden en de documentontwerper vast. Elke nieuwe factuur neemt deze gegevens automatisch over.
- 2
Open het project en de goedgekeurde kosten
Goedgekeurde uren en geboekte materiaalkosten staan al op het project. U factureert vanuit die werkelijke kosten in plaats van ze over te tikken.
- 3
Kies vast bedrag of werkelijke uren per regel
Bouw de factuur op met regelitems uit de offerte of catalogus, of factureer een termijn als vast bedrag. Btw stelt u per regel in, zodat een factuur met 9% en 21% naast elkaar klopt.
- 4
Controleer de live preview en verstuur
De preview gebruikt dezelfde taal en lay-out als het verstuurde document. Na versturen krijgt de factuur de status verstuurd en verschijnt hij op het factuurboard.
De factuurstatus (concept, verstuurd, openstaand, betaald, verlopen, gecrediteerd) en het openstaande bedrag blijven gekoppeld aan het project, zodat u altijd ziet wat er per opdracht nog binnen moet komen.
Bekijk finance en facturatieVeelgestelde vragen
Mag ik zelf een factuur maken?
Ja. U mag zelf een factuur maken, zolang deze aan de wettelijke factuureisen voldoet en onderdeel blijft van een controleerbare administratie. U hebt daar geen accountant of speciale software voor nodig, al voorkomt software wel fouten in nummering en btw.
Is een betalingstermijn verplicht op een factuur?
Een betalingstermijn staat niet in de standaardlijst met btw-factuureisen, maar is commercieel sterk aan te raden omdat deze duidelijk maakt wanneer de klant moet betalen. Zonder afgesproken termijn geldt wettelijk een redelijke termijn, wat tot discussie kan leiden.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
De Belastingdienst noemt in het algemeen zeven jaar. Voor facturen over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Bewaar zowel verzonden als ontvangen facturen, inclusief de onderliggende projectstukken.
Wat doe ik bij een fout op een verzonden factuur?
Pas een verzonden factuur niet stilletjes aan. Maak een creditfactuur die naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst en stuur daarna een nieuwe, correcte factuur. Zo blijft uw nummering sluitend en controleerbaar.
Officiële bronnen
- Belastingdienst: factuureisen
- Belastingdienst: facturen maken
- Belastingdienst: facturen bewaren
- Belastingdienst: btw-tarieven
Deze gids is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Controleer regels voor uw specifieke situatie.